Il est fréquent que des clients se questionnent sur la nécessité de signer un plan de validation lorsque les côtes du projet ont déjà été prises par le commercial. Cependant, cette étape cruciale s'avère essentielle pour garantir une collaboration fructueuse et un résultat final conforme aux attentes du client.
1. Les étapes de traitement d'un nouveau projet
Lorsqu'un client sollicite Actiwork pour une demande de matériel, d'accessoire ou de projet d'aménagement, différents services vont être sollicités :
Le commercial récapitule le besoin du client, il dessine éventuellement un premier plan 3D avec les côtes transmises par le client (cahier des charges) ou prises par lui-même. Ces premiers plans sont approximatifs et servent uniquement à visualiser le projet.
Le service projets réceptionne le nouveau projet avec la définition du besoin client. Le chargé d'affaires peut aussi établir un croquis et demander éventuellement un échantillon (caisse, bac, rouleau...) au client.
Le chargé d'affaires retranscrit au bureau d'études (en interne ou en externe) la demande de matériel ou d'accessoire. Les bureaux d'études externes sont souvent chez nos fournisseurs et peuvent avoir besoin des échantillons du client.
Le bureau d'étude étudie la demande et élabore le plan de validation pour vérifier la faisabilité du projet.
Pour information, Actiwork propose des pré-études payantes pour les clients. Ces pré-études interviennent en amont de la signature de l’offre, afin de faire des plans pour affiner le projet et pour garantir sa viabilité avant de s'engager dans la phase d'étude plus poussée.
2. L'importance de la signature d'un plan de validation
Validation de la solution technique choisie par Actiwork : Le plan de validation permet de s'assurer que la solution technique proposée par Actiwork correspond parfaitement aux besoins et aux exigences du client. Il s'agit d'une étape de validation cruciale avant de s'engager dans la phase de fabrication.
Vérification des côtes et précision des mesures : Même si le commercial a pris les côtes du projet, il est possible que des erreurs ou des imprécisions se soient produites. Le plan de validation permet de revoir et de valider l'ensemble des cotes fonctionnelles, et d'assurer la compatibilité et l'ergonomie du produit final. Une fois la signature du plan obtenu, le BE travaillera ensuite sur les plans détaillés de l'accessoire/ du matériel, afin de le rendre fabricable et de le "standardisé".
Confirmation du délai de fabrication et livraison : La signature du plan de validation officialise le délai de livraison convenu entre Actiwork et le client. Cela permet d'établir un calendrier clair et précis pour la fabrication et la livraison du produit final.
3. L'engagement mutuel et officiel du plan de validation entre les différentes parties
Au-delà de ces points clés, le plan de validation offre des avantages supplémentaires :
Amélioration de la communication et de la transparence : Le plan de validation favorise une communication claire entre Actiwork et le client, permettant d'éviter tout malentendu et de garantir une satisfaction mutuelle pour l'avancée du projet.
Responsabilité du client : La signature du plan de validation engage la responsabilité du client quant à l'aspect technique et la viabilité du projet. Cela permet d'éviter les litiges ultérieurs et de garantir une collaboration harmonieuse.
Démarrage imminent de la fabrication : La validation du plan permet de lancer les approvisionnements, en vue de la fabrication, dans un souci d'optimisation de temps et de ressources, et, in fine, d'avoir un délai de livraison plus précis.
En conclusion, la signature d'un plan de validation est une étape essentielle dans le processus de collaboration entre Actiwork et ses clients. Elle permet de garantir la validation de la solution technique, la précision des cotes, le respect des délais de livraison, une communication claire et une responsabilisation mutuelle. Le plan de validation est un gage de réussite pour un projet mené à bien et conforme aux attentes du client.